LA CORRESPONDENCIA

Se conoce como correspondencia, a la comunicación por escrito entre dos o más personas. La correspondencia implica el intercambio de cartas: la persona que envía la comunicación es el remitente, mientras que quien la recibe es el destinatario.

TIPOS DE CARTAS

Pueden agruparse en: Privadas, comerciales y oficiales.

1- LAS CARTAS PRIVADAS

Características

Las cartas privadas tratan de asuntos particulares.

Las más usuales son de felicitación, pésame, invitación, noticias y amorosas.

Predominan la libertad a la expresión fluida y desenvuelta.

El tono es mucho más personal, íntimo y coloquial que el de las cartas comerciales.

Puede ser escrita a mano, dependiendo de la confianza e intimidad con el destinatario.

Su estilo es natural, espontáneo y sencillo.

Es una forma de fortalecer vínculos amistosos.

TIPOS DE CARTAS PRIVADAS

Cartas familiares: Permiten mayor espontaneidad que otros tipos de correspondencia, porque entre amigos y familiares se permite una expresión de forma más íntima y coloquial.

Ejemplo:

Concepción, 20 de octubre del 2006

Querida madre mía:

Espero que te encuentres bien. Tengo muchas novedades para comentarte, pero eso será cuando me vaya. Precisamente escribo para anunciarte que las vacaciones inician los primeros días de noviembre, por lo que ya falta poco para que nos encontremos cara a cara.

También quiero anticiparte que posiblemente sea la mejor de mi promoción. ¡Y todo gracias a ti, mamá, que no mezquinaste para invertir en mis estudios!

Hasta pronto, besos de tu hija que cuenta los días para verte.

Gabriela

Cartas amistosas: Tienen el mismo estilo y el mismo tono que las cartas familiares. Es preferible utilizar siempre frases cortas y aplicar los signos de puntuación convenientemente.

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San Lorenzo, 20 de octubre del 2006

Querida amiga:

¡Cómo agradecerte todo lo que hiciste por mí! Gracias a ti, conseguí ingresar en la Facultad de Derecho, y nada menos que de la Universidad Nacional de Asunción, a pesar de lo difícil que me parecía lograrlo.

Estoy segura de que sin tu ayuda no lo hubiera conseguido. Fueron largas horas de descanso que dedicaste para enseñarme todo lo que sabes. Sólo una verdadera amiga se sacrifica así por su amiga.

Te cuento que las clases inician muy pronto y espero aprovechar muy bien este tiempo de estudiante para poder ser una gran profesional como tú el día de mañana.

Un cálido abrazo

Delfina

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Cartas de felicitación:

Son una variante de las cartas amistosas y su tono depende del grado de confianza que pueda haber entre el remitente y el destinatario. Los motivos de una carta de felicitación pueden ser muy variados: boda, nacimiento de un hijo, cumpleaños, aniversario, graduación en los estudios, nombramiento, etc.

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Cartas de pésame:

La diferencia fundamental de las demás cartas privadas está en el tono, que tiene que ser acorde con el triste motivo que las provocan. La naturalidad y sencillez debe llevar en estas cartas a la sinceridad de sentimientos de solidaridad con el destinatario. Pero deben evitarse frases huecas y mil veces repetidas. Debe expresar frases de aliento y resignación. Para confortar, puede acudirse al sentido filosófico y religioso de lo eterno y lo trascendente.

2 - CARTAS OFICIALES

Son las que tienen por finalidad tratar asuntos relacionados con el Estado. Pueden remitirse ya sea dentro del mismo país (entre oficinas públicas y éstas con los particulares) o fuera del país (entre gobiernos).

Este tipo de carta recibe el nombre de oficio. 

3- LA CARTA COMERCIAL

La carta comercial es el medio de comunicación utilizado por las empresas para realizar sus operaciones formales, oficiales y confidenciales de compra, venta y movimientos en general.

Características

• El mensaje de la carta comercial tiene un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc.
• Posee un esquema rígido.
• El tono utilizado es objetivo.
• El contenido debe ir siempre mecanografiado (escrito a máquina o computadora).
• Lo que no debe faltar en una carta comercial

Pueden ser también:

• De solicitud de empleo.
• De oferta de empleo.
• De compra-venta.
• De reclamación.
• De solicitud de información.
• De publicidad.
• De acuse de recibo.
• De crédito.
• De cobro.

Estructura

Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

El encabezamiento

El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

El cuerpo

El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.

• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.

• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre

El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.

En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.

En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.

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Ejemplo:

Asunción, 09 de agosto de 2005

Señor

Herminio Sánchez

Ayolas 323 c/ Humaitá

Asunto: Invitación a una charla.

Distinguido Cliente:

Me contacto con usted para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de agosto de 2005, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de diversos libros sobre Negocios en el siglo XXI, el doctor Alexander Peters.

La charla consistirá en los siguientes tópicos: El saber escuchar, Escuchar no es oír, ¿En qué consiste escuchar? y Saber escuchar = más productividad.

Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello que esperamos contar con su presencia.

Saludo a usted atentamente

Pamela Agüero

Gerente General

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Asunción, 02 de agosto de 2005

Señores:

ALMAVIVA

Atn. Taliana Vargas

Jefe de Comunicación

Avenida 3ra Norte 

Cali  Valle

Asunto:  INVITACION AL LANZAMIENTO Blackberry Playbook

Cordial   saludo:

Nuestra compañía tiene el gusto de invitar a toda la comunidad ALMAVIVA, al gran lanzamiento de nuestro Blackberry Playbook. Que se llevará a cabo en el hotel torre de Cali, en fecha: 12 de abril de 2011a las 19:00  horas.

Es muy importante para nosotros su presencia.

Atentamente,

CARLOS DONOSSO

Gerente  General

Anexo:    Listado detallado del producto 

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TechSoft Soluciones SA Av. Innovación N° 456

Teléfono: +595 21 555-1234 - Correo electrónico: info@techsoft.com.py

Asunción, 18 de marzo de 2025

Sr. Carlos Méndez

Gerente de Tecnología

InnovaCorp SRL

Calle Empresarial N° 789

Asunción, Paraguay

Asunto: Propuesta de Implementación de Software de Gestión Empresarial

Estimado Sr. Méndez:

Nos dirigimos a usted con el propósito de presentarle una solución tecnológica que pueda optimizar la gestión y el rendimiento de su empresa. En TechSoft Solutions SA , nos especializamos en el desarrollo de software de gestión empresarial, adaptado a las necesidades específicas de cada organización.

Nuestro producto, TechManager ERP , permite la automatización de procesos clave, tales como control de inventarios, facturación y administración financiera, garantizando una mayor eficiencia operativa y reduciendo costos. Además, ofrece integración con plataformas de comercio electrónico y herramientas de análisis de datos en tiempo real.

Nos gustaría coordinar una reunión para presentarle una demostración de nuestro software y analizar cómo podemos ayudar a mejorar su productividad. Quedamos atentos a su disponibilidad para coordinar una cita en la fecha y hora que le resulte conveniente.

Agradecemos su tiempo y consideración y esperamos tener la oportunidad de colaborar con su empresa. Para cualquier consulta, no dude en comunicarse con nosotros a través del correo electrónico info@techsoft.com.py o al teléfono +595 21 555-1234 .

Atentamente,

Ing. Daniel Rojas

Director de Ventas

TechSoft Solutions SA