CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL - CIRCULARES

Circular

La carta circular es un documento de uso interno que se emplea para comunicar noticias, información o eventos de interés general dentro de una organización. Está dirigido a varios destinatarios al mismo tiempo, como empleados, departamentos o incluso a todas las áreas de una empresa.

En general, la carta circular se utiliza para transmitir información una común a múltiples personas, especialmente en organizaciones de gran tamaño, donde el número de receptores puede ser considerable. Por esta razón, suele producirse en formato impreso o digital, dependiendo de los canales de comunicación utilizados por la institución.

Una característica fundamental de la circular es que comunica hechos con vigencia prolongada o permanente , no situaciones puntuales o momentáneas. Por lo general, no requiere respuesta , aunque en algunos casos puede recibirse una contestación por cortesía o para confirmar su recepción.

Ejemplos de situaciones donde se utiliza una circular:

• Constitución, modificación o disolución de una empresa

• Cambio de domicilio comercial

• Visita de representantes o proveedores

• Actualización o modificación de precios.

• Implementación de nuevas políticas o reglamentos internos

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Características de una circular:

• Debe utilizar un lenguaje claro, directo y accesible , evitando tecnicismos innecesarios.

• Su redacción debe ser breve y precisa , enfocándose en transmitir el mensaje sin rodeos.

• Las ideas deben expresarse de forma ordenada, coherente y concisa , facilitando la comprensión inmediata por parte del lector.

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Estructura de una circular (formato sugerido):

1. Membrete: Encabezado donde se identifica la empresa o institución emisora.

2. Circular N.º: Número de referencia asignada administrativamente a esa circular.

3. Asunto o Materia: Breve indicación del tema principal.

4. Lugar y fecha de emisión: Ciudad y día en que se emite el documento.

5. De: Identificación del remitente (cargo o departamento).

6. Para: Destinatarios de la circular (nombre del área, carga o grupo de empleados).

7. Cuerpo del texto: Desarrollo claro del mensaje o la información a comunicar.

8. Despedida: Frase cordial de cierre.

9. Nombre, apellido y cargo del remitente.

Ejemplo:

CIRCULAR INTERNA N.º 07/2025
Asunción, 14 de abril de 2025

Para: Personal del Departamento Administrativo, Contable y Comercial
De: Gerencia General
Asunto: Reforzamiento de lineamientos internos y objetivos operativos

Estimados colaboradores:

Con el objetivo de mantener la eficiencia operativa y la coherencia en los procesos internos, se recuerda a todos los miembros de los departamentos mencionados algunos lineamientos que consideramos claves para el buen desarrollo de nuestras funciones diarias:

1. Comunicación y coordinación interdepartamental: Se solicita reforzar la fluidez y claridad en la comunicación entre áreas, especialmente en lo que respeta a informes contables, documentación administrativa y pedidos comerciales. Una coordinación efectiva contribuye a mejorar los tiempos de respuesta y evitar reprocesos.

2. Presentación de informes y cumplimiento de plazos: Todos los informes mensuales deberán ser presentados en tiempo y forma, respetando los formatos establecidos. La puntualidad y precisión en los datos permiten una toma de decisiones más ágil y certera.

3. Uso responsable de los recursos institucionales: Recordamos la importancia de hacer uso racional de los recursos físicos y tecnológicos de la empresa. La eficiencia también se refleja en el cuidado del entorno laboral.

4. Compromiso con la mejora continua: Invitamos a todos los colaboradores a identificar oportunidades de mejora dentro de sus funciones y proponer soluciones que beneficien los procesos y la atención al cliente. La innovación y la actitud proactiva son altamente valoradas.

Agradecemos su colaboración y compromiso continuo con el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Para cualquier consulta o sugerencia, pueden comunicarse directamente con sus supervisores inmediatos o con la Gerencia General.

Atentamente,

[Nombre del Gerente]
Gerencia General
[Nombre de la Empresa]

CIRCULAR NACIONAL N.º 10/2025
Asunción, 14 de abril de 2025

Para: Jefaturas Regionales, Encargados de Sucursal y Personal Administrativo-Comercial a nivel nacional
De: Dirección Nacional de Operaciones
Asunto: Implementación de nuevo protocolo de atención al cliente

Estimados colaboradores:

Nos dirigimos a ustedes para informar que, a partir del lunes 21 de abril del corriente , entrará en vigencia un nuevo protocolo de atención al cliente que deberá ser aplicado en todas las sucursales de la empresa a nivel nacional.

Esta iniciativa forma parte del Plan de Mejora de Experiencia del Cliente 2025 , cuyo objetivo es estandarizar los procedimientos de atención, reducir los tiempos de respuesta y fortalecer la calidad del servicio en todos los puntos de contacto.

Aspectos destacados del nuevo protocolo:

• Uniformidad en los saludos, despedidas y lenguaje institucional.

• Uso obligatorio del sistema CRM para el registro de consultas y reclamos.

• Capacitación obligatoria en modalidad virtual entre el 16 y el 19 de abril , con acceso a través de la plataforma interna.

• Evaluación de cumplimiento mensual , con indicadores definidos por la Dirección de Calidad.

Instamos a todos los responsables regionales y de sucursal a garantizar la correcta difusión, aplicación y supervisión del protocolo en sus respectivas unidades. El compromiso de cada equipo es esencial para ofrecer una experiencia coherente y satisfactoria a nuestros clientes en todo el país.

Agradecemos de antemano su dedicación y profesionalismo en este proceso. Para consultas específicas, pueden contactar con la Dirección de Atención al Cliente al interno 240 o vía correo institucional.

Atentamente,

[Nombre y Apellido]
Director Nacional de Operaciones
[Nombre de la Empresa SA]

CIRCULAR Nº 01

                                                                        
                                                                     Asunción, 19 de junio de 2009
ASUNTO  :             Precios
DE             :             Gerente General
A               :              Los consumidores

El alza de precios que en las últimas semanas experimentaron las materias primas ha puesto a nuestra industria en una situación difícil. Ello ha resultado en costes de fabricación más elevados. 

A pesar de esta situación, y para beneficiar a nuestros clientes, decidimos mantener los precios de venta viejos hasta que comience a regir el nuevo convenio laboral. Los pedidos hechos antes de esa fecha serán servidos sin el nuevo aumento, aun realizando nuestro envío con posterioridad a la entrada en vigor de la nueva lista de precios. 

             Con la esperanza de que sabrá comprender los motivos de esta decisión, les saludamos con toda consideración.

Luis González

Gerente General

UNIVERSIDAD SAN LORENZO

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

📍 [Ciudad, Fecha]

CIRCULAR N° [XXX]/2024

Para: Estudiantes de la Facultad de Ciencias de la Educación

De: Coordinación Académica

Asunto: Información sobre actividades académicas y administrativas

Estimados estudiantes,

Por medio de la presente, queremos comunicarles algunas informaciones importantes relacionadas con el desarrollo de este período académico:

1. Calendario Académico: Se les recuerda que las fechas de evaluaciones parciales están programadas entre el [fecha de inicio] y el [fecha de finalización]. Es fundamental consultar el cronograma y organizar sus tiempos de estudio.

2. Asesorías Académicas: Los docentes estarán disponibles para consultas en horarios específicos. Se recomienda aprovechar este espacio para aclarar dudas y mejorar el desempeño académico.

3. Entrega de Trabajos y Proyectos: La fecha límite para la presentación de los trabajos finales será la [fecha]. Cualquier entrega fuera de plazo deberá ser justificada según el reglamento institucional.

4. Participación en Actividades Complementarias: Se invita a todos los estudiantes a participar en los seminarios y conferencias organizadas por la Facultad. Estos eventos brindan oportunidades para enriquecer su formación profesional.

Agradecemos su compromiso y dedicación en este proceso de formación. Para cualquier consulta, pueden dirigirse a la coordinación académica oa sus respectivos docentes.

Atentamente,

[Nombre y Cargo]

Coordinación Académica

Universidad Paraguay